(1)策划项目及道路。一般说来，策划会议旅行项目及线路要考虑以下几方面。

　　首要，切合会议主题。观赏、调查、旅行的项目要尽或许与会议活动的方针和主题相适应。如举行展览建立方面的专题研讨会应该安排观赏闻名的展现材料出产工厂、基地等相关当地。

　　其次，照料目标的爱好。参与旅行的目标或许会呈现不同的爱好、拿手和要求，在详细会议旅行项目和线路策划时应当充沛考虑到。要尽或许地安排大部分参与目标感爱好的项目。参与目标爱好不大或毫无爱好，则策划该旅行观赏项目就毫无意义了。

　　再次，招待才能。要考虑观赏、调查、旅行的当地有没有满足的招待才能。假如招待才能有问题，则应改动或撤销该项活动，防止作用欠好，得不偿失。

　　最终，内外有别。有的项目不宜安排外国人观赏旅行，有的项目观赏时有必定的约束要求，策划安排时应了解有关法律法规，做到内外有别，留意做好保密工作。有些项目则需求报经有关部门同意。

　　(2)安排执行。会议旅行项目确认之后，应及时与招待单位取得联系，以确保会议旅行项目的顺畅施行。

　　拟定详细方案，安排观赏旅行的线路、详细日程和时间表，并清晰奉告参与目标，让他们做好思想预备和物质预备。大型会议活动安排应当在会议告诉、邀请函中加以阐明，并列明各条观赏项目和线路的报价，以便参与目标挑选。

　　执行好车辆，安排好食宿，安排车辆时，细到座位数都必须考虑到，细节决定胜败。

　　预备必要的资金和物品，如摄像机、开麦拉、对讲机、团队标志、卫生急救药品等。

　　旅行项目也可托付旅行社施行，但必定要挑选诺言好、价格合理的旅行社，并签订合同。

　　(3)伴随。安排会议旅行项目一般应当派有适当身份的领导人伴随。除必要的工作人员外，其他伴随人员不宜过多。每到一处，被调查、观赏单位应派有必定身份的领导人出头招待欢迎并作概略介绍。旅行名胜必定要装备导游。若伴随外宾观赏旅行，则还应装备翻译人员。

　　(4)介绍状况。每观赏旅行一处，应由解说员或导游人员作详细解说和介绍，介绍状况时，数字、材料要切当。向外宾介绍状况时，要避开灵敏的政治、宗教问题，保密内容不能介绍。对外宾不宜用“报告”、“请示”、“指示”、“辅导”、“检查工作”等词语。

　　(5)拍摄。为扩展宣扬或为今后的会议活动留下宝贵的前史材料，会议旅行活动的主办方应留意印象材料的搜集。遇到不让拍摄的项目或场所，应当事前向客人阐明，现场应竖有“制止拍摄”的标志。

　　(6)安全。观赏旅行，安全榜首。如观赏施工现场、实验室等要事前宣告需求留意的几点，如在有必定风险的旅行景区旅行，必定要奉告每一个参与者，确保安全。每到一处观赏旅行，开车前要细心清点人数，防止遗失。